Udbudsprocessen
Nedenstående omhandler de regelsæt, der gælder for indgåelse af kommunale vareindkøbskontrakter og tjenesteydelseskontrakter ved gennemførelse af EU-udbud samt ved anvendelse af andre former for konkurrenceudsættelse.
EU-udbud
Enhver konkurrenceudsættelse, Fællesindløb Fyn gennemfører, hvad enten den skal munde ud i en længerevarende rammeaftale eller et større engangskøb - indledes med en grundig behovsafklaring. Ud fra bl.a. markedsundersøgelser og historiske data vurderer fagspecialister det aktuelle og fremtidige forbrug på det vare- eller tjenesteydelsesområde, der skal udbydes. Samtidig estimeres værdien af den kontrakt, udbuddet skal resultere i.
Tærskelværdien for EU-udbud
Såfremt vi anslår, at kontraktværdien vil overstige DKK 1.644.638, iværksættes et EU-udbud. Denne tærskelværdi gælder den samlede værdi i kontraktperioden. Løber en kontrakt eksempelvis i 4 år, skal den årlige omsætning på aftalen kun beløbe sig til DKK 411.159, før der er EU-udbudspligt.
Rammeaftaler
De fleste af de kontrakter, vi udbyder, har form af rammeaftaler. En rammeaftale løber normalt i maksimalt 4 år. En rammeaftale kan indgås med 1 leverandør eller omfatte flere separate delaftaler, som kan tilfalde forskellige leverandører. Der kan også indgås parallelle rammeaftaler med flere leverandører. Parallelle rammeaftaler supplerer helt eller delvist hinanden. Det vil altid fremgå af vore udbudsbetingelser, hvilken form for rammeaftale, der udbydes.
Udbudsbekendtgørelsen
EU-udbud offentliggøres med en udbudsbekendtgørelse på EU's officielle elektroniske database ted.europa.eu. Bekendtgørelsen indeholder generelle oplysninger om udbyder og indholdet af udbuddet og udbudsprocessen, herunder hvor udbudsmaterialet kan rekvireres.
Udbudsmaterialet
indeholder dels et kontraktdokument, dels de betingelser, tilbudsgiver skal opfylde for at kunne afgive bud. Nedenfor beskriver vi hovedpunkterne i de generelle udbudsbetingelser.
Udelukkelse og egnethed (ESPD)
Af udbudsbetingelserne vil fremgå, hvilke kriterier, tilbudsgiver skal opfylde for ikke på forhånd at være udelukket fra at kunne være med i udbudsforretningen fx som følge af dom for bestikkelse, svig eller hvidvaskning af penge, ligesom tilbudsgivers tilsidesættelse af sine forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter vil være udelukkelsesgrund (eksemplerne er ikke udtømmende).
Herudover vil tilbudsgiver skulle leve op til kriterier for egnethed, dvs. besidde evnen til at udføre den leverance, udbuddet omfatter. I denne forbindelse kan der være stillet mindstekrav til tilbudsgivers økonomiske og finansielle samt tekniske og faglige formåen.
Tilbudsgivers oplysninger til vurdering af eventuel udelukkelse og egnethed skal fremgå af det fælles europæiske udbudsdokument ESPD, som er en egenerklæring, der tjener som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver lever op til kriterierne.
Den vindende tilbudsgiver vil altid skulle forevise endelig dokumentation for sin opfyldelse af kriterierne.
Tildelingskriterier
Det skal af udbudsbetingelserne fremgå, hvordan det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret. Det vil sige, at vi skal anføre de kriterier, tilbudsgiverne konkurrerer på. 3 tildelingskriterier kan finde anvendelse:
1) Pris
2) Omkostninger
3) Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Kravspecifikation og tilbudsliste
Omfanget af og detailoplysninger om den vare eller tjenesteydelser, der udbydes, fremgår af kravspecifikationen, som sammen med tilbudslisten udgør kernen i ethvert udbud.
Tidsplan
Et sidste væsentligt punkt i udbudsbetingelserne er den forventede tidsplan for udbudsprocessen. Tilbudsgiver bør især notere sig tilbudsfristen samt fristen for indlevering af spørgsmål til udbuddet med henblik på at sikre sig en så hensigtsmæssig planlægning af tilbudsudarbejdelsen som muligt.
Spørgsmål og svar
Efter at tilbudsgiver har hentet og gennemlæst materialet, kan der opstå behov for at få tydeliggjort nogle forhold. Spørgsmål skal indgives skriftligt i det medie, vi har oplyst, idet reglerne om gennemsigtighed og ligebehandling kræver, at alle tilbudsgivere får kendskab til spørgsmålene og de svar, vi afgiver efterfølgende. Også eventuelle supplerende oplysninger og korrektioner til udbudsmaterialet fra vor side skal offentliggøres i skriftlig form.
Evaluering af tilbud
Når tilbudsfristen er udløbet, evalueres de tilbud, der er modtaget rettidigt. Tilbud, der afgives efter tilbudsfristen, indgår således ikke i bedømmelsen. De tilbud, der ikke lever op til de mindstekrav, der er stillet i udbudsbetingelserne, f.eks. i forhold til egnethed, udgår af den videre evaluering. De tilbud, der lever op til kravene, bedømmes herefter endeligt ud fra de kriterier, der er oplyst.
Underretning om resultat
Når den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, har fremlagt dokumentation for, at oplysningerne i ESPD'en er korrekte (se ovenfor under "Udelukkelse og egnethed (ESPD)), underretter vi såvel vinderen som de øvrige tilbudsgivere om resultatet af udbuddet. Underretningen sker samtidigt til alle berørte tilbudsgivere og indeholder en begrundet redegørelse for tildelingsbeslutningen.
Standstill-periode
Et EU-udbud er omfattet af reglen om standstill. Med afsendelsen af underretningen om vores tildelingsbeslutning indtræder fra den følgende dag en standstill-periode på minimum 10 kalenderdage. I denne periode har tilbudsgiverne mulighed for at indbringe eventuelle klager over forløbet og resultatet af udbuddet.
Indgåelse af kontrakt
Efter standstill-periodens udløb underskrives kontrakt med vinderen af udbudsrunden, der hermed er afsluttet.
Udbud under EU-tærskelværdien
Under tærskelværdien, men med klar grænseoverskridende interesse
Ligger værdien af kontrakten i dens løbetid under tærskelværdien for EU-udbud, og vurderer vi, at indkøbet eller aftalen har klar grænseoverskridende interesse, skal der foretages en annoncering. Procedurekravene for denne type udbud er enklere end ved et EU-udbud.
Under tærskelværdien, men uden klar grænseoverskridende interesse
Er vurderingen, at værdien af en anskaffelse ligger under tærskelværdien for EU-udbud, og at den ikke har klar grænseoverskridende interesse, stilles der ikke krav om annoncering eller anden form for offentliggørelse. Blot skal indkøbet eller indgåelsen af aftalen foretages på markedsvilkår og i overensstemmelse med de forvaltningsmæssige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning mv. Dette opfyldes eksempelvis ved at indhente minimum 2 tilbud.
Annoncering af anskaffelser under DKK 1.644.638 med klar grænseoverskridende interesse sker på hjemmesiden udbud.dk.